Los objetivos de quien realiza las compras en un servicio de restauración han de ser los siguientes, y no se deben perder nunca de vista:
- Elegir los mejores proveedores para cada producto
- Comprar a los precios más bajos sin afectar a la percepción del cliente sobre nuestro servicio, y mantener actualizados los escandallos en base a estos nuevos precios.
- Mantener los stocks al nivel más bajo posible sin perjudicar las tareas de cocina, y evitar cualquier desperdicio sin sufrir desabastecimientos.
Nuestras previsiones de ventas son sólo estimaciones, por lo que hacen de la labor de compras una de las más complejas en los negocios de hostelería, y muchas veces errar en estas previsiones provoca una reducción de la rentabilidad del negocio. Tan costoso puede resultar comprar de más, por el coste de almacenamiento, por la pérdida de producto por caducidad, o por el coste financiero por tener dinero inmovilizado, como comprar de menos, que implica “roturas de stock” y por ello, una muy mala imagen delante de los clientes cuando les contamos que no podemos servirles.
Para abordar con éxito en un servicio de restauración estas dos difíciles cuestiones, ¿Cuánto compro? y ¿Cuándo debo pedirlo?, es necesario tener a mano:
- histórico de ventas del último año (las estadísticas de ventas),
- las fichas de elaboración de cada plato
- Listado de productos completo o inventario
Histórico de las Ventas
El histórico, nos proporciona la “cadencias de las ventas” o lo que es lo mismo, la información sobre la “Estacionalidad” de las mismas y ello nos permite hacer un pronóstico de ventas diario más ajustado y mejorar nuestras compras. El histórico de ventas nos indica por ejemplo si el fin de semana vendemos mucho más que entre semana, o si en el mes de diciembre suben mucho, o si tenemos un importante bajón en Agosto. Desgraciadamente, no disponemos de estos datos el primer año del negocio, y sólo nos podemos guiar por lo que vendimos en semanas anteriores (y confiar que el comportamiento de los clientes en cuanto afluencia sea similar), y que consuman más o menos los mismos platos.
Stock de Seguridad
El histórico de ventas también nos permite calcular un nivel de seguridad de cada ingrediente, que es importante para no quedarnos sin género y la pérdida de imagen que provoca decirle a un cliente que no le podemos servir un plato concreto.
¿Cuánto y Cuándo comprar en un Restaurante?
Para conocer el tamaño o lote de pedido, es decir, cuanto comprar de cada producto necesitamos una calculadora:
- Las fichas de producto (la receta de cada plato), nos indican las cantidades mínimas que hemos de tener de cada ingrediente para elaborar dicho plato (ya sea por raciones individuales o por guiso completo).
- Utilizando el histórico de ventas, realizamos nuestra predicción de ventas para la semana en curso. Para obtener la cantidad necesaria de cada producto, hemos de multiplicar el número de unidades que prevemos vender de un determinado plato, por la cantidad empleada de todos y cada uno de los ingredientes que necesitamos para elaborar dicho plato.
En base a un conocimiento a tiempo real de lo que tenemos en el almacén, utilizando nuestro libro de inventario, sabemos cuánto nos falta y por tanto, cuánto hay que pedir/comprar. Hacer bien las compras en restauración es tedioso, pues exige conocer todas las comidas y bebidas servidas en nuestro establecimiento, todos sus ingredientes y monitorizar en qué situación están en nuestro almacén en cada momento, lo que exige tener y manejar datos desde el inicio de nuestra actividad.
Para determinar cuando debemos pedir, momento también conocido como “punto de pedido”, evaluamos dos componentes más:
- El plazo de entrega que marca cada proveedor, y que por tanto es necesario para que la cantidad adquirida esté disponible para su consumo.
- Stock de seguridad, o cantidad mínima que debemos tener en el almacén
Para averiguar este momento adecuado debemos hilar más fino y entrar en la previsión de ventas diarias, y no semanal, pues de otro modo nos podemos quedar sin género en algún punto de la semana.
El nivel de stock mínimo o de seguridad se obtiene de las previsiones de ventas diarias, y en la práctica considerando sólo este factor hay mucha gente que realiza los pedidos, pero existen otras dos causas además del plazo de entrega que influyen también y se deben considerar a la hora de comprar:
– Las variaciones de precio. Sobre todo en los productos frescos, que dependiendo de la temporada sufren importantes variaciones.
– Las condiciones impuestas u ofertadas por los proveedores, que nos hacen muchas veces comprar en el momento que ellos quieren ofreciendo importantes descuentos o plantillas que estimulan nuestras adquisiciones.
La buena noticia, es que no todo es tan complejo como parece debido a dos factores a tener en cuenta:
- La tipología de productos: este cálculo es importante para productos perecederos, pero no lo es tanto para los no perecederos (que son muchos), pues estos últimos no plantean los mismos problemas de caducidad. Para ellos podemos marcar un stock de seguridad semanal que sea suficiente, y calcular – incluso a ojo- cuando nos va a faltar arroz, harina o aceite…
- El tecnológico: existen infinidad de softwares de gestión de servicios de restauración que automatizan todo el proceso. Introduciendo las fichas de elaboración y llevando al día el almacén nos avisan cuando nos vamos a quedar sin género. Realizan la ingeniería de menús, mantienen al día el histórico de ventas, e incluso elaboran predicciones de ventas.
